Gerenciamento de Processos de Negócio

           Todo Escritório de Processos necessita de uma ferramenta para gestão dos processos que vá além dos “Diagramadores de Processo”, uma ferramenta BPA – Business Process Analysis. Um BPA é utilizado pelo analista de processo como principal recurso para mapear, documentar, analisar, redesenhar processos de negócios e estruturas organizacionais, macro processos e cadeias de valor. Ele também mantém de forma centralizada todo o repositório de processos da organização.  Diferente de outros modeladores de processos que são utilizados exclusivamente para a representação gráfica. A ferramenta BPA possui funcionalidades que extrapolam as funções de representação gráfica e que apoia a gestão dos processos, sua manutenção, ciclo de melhoria e sua institucionalização por meio da publicação.

            A ferramenta adotada para o Escritório de Processos deve conter, minimamente, algumas funcionalidades para facilitar e possibilitar a gestão dos processos. Dentre estas  avaliamos a aderência a dez funcionalidades imprescindíveis:

1. Gestão do Repositório de Processos Organizacional: Os processos são armazenados em uma base de dados centralizada de forma controlada e estruturada. Todos os processos da organização são mantidos nesta base com controle de acesso e segurança. Somente usuários autorizados podem acessar esta base, sendo possível configurar quem pode acessar cada processo e quais são estes direitos de acesso (leitura, alteração, exclusão, etc.). Estes mesmos controles são efetuados para outros diagramas como o da estrutura organizacional, cadeia de valor, macroprocessos, etc. . Os processos e demais diagramas colocados em uma única base permite, durante a análise e melhoria dos processos e diagramação de estrutura organizacionais,  que atividades, serviços candidatos, unidades, etc. similares ou iguais sejam identificadas.  Esta prática evita redundâncias nas bases e na organização de processos e unidades organizacionais e possíveis retrabalhos em automações de processo. A ferramenta permite cópias de segurança das bases e exportação de processos específicos entre bases. Dentro de uma mesma base, permite ainda, que sejam feitas  cópias de ocorrência de um objeto. Desta forma, quando uma unidade organizacional ou um processo muda de nome, a mudança é replicada de forma automática em todos os outros lugares onde o objeto é referenciado. A cópia de ocorrência ainda permite formar uma análise matricial de que processos, unidades, sistemas, serviços, etc. são impactados com mudanças em determinados objetos na base, criando assim uma matriz que possibilita ao analista de processos estudar os impactos de mudanças nos processos organizacionais.
2. Definição de metadados para objetos do repositório: são definidos atributos, de forma customizada, para qualquer objeto dentro do repositório. A definição destes atributos permitem a classificação e catalogação de informações sobre processos, atividades, unidades organizacionais, cadeias de valor, etc., de forma a se adequar a realidade da organização e suas necessidades de documentação. Os atributos ainda auxiliam na navegação pelo repositório ou na realização de pesquisas de forma avançada e específica. Neste atributos podem ser definidas informações necessárias as diversas áreas da organização, (Gestão, TI, Escritório de Processos, etc.) de forma que cada uma veja somente as informações que sejam de seu interesse.
3. Visão Top-down da Organização: Com a ferramenta podemos modelar uma visão de cima para baixo da organização. A diagramação vai de uma visão global com a cadeia de valor da organização, passando por seus macroprocessos, processos, estrutura organizacional, até mesmo seus objetivos estratégicos e os processos que os suportam. A diagramação pode descer a um nível de detalhamento que a organização escolher, podendo, inclusive, a chegar a Diagramas de Alocação de Função (FAD).
4. Definição de Relatórios Personalizados:  A ferramenta permite a construção de relatórios personalizados que obtêm dados de qualquer objeto do repositório. Pode-se construir um relatório no formato DOC com as logos da instituição, em seus padrões de formação e conteúdo para os processos, macroprocessos, cadeia de valor ou suas estruturas organizacionais. Ela suporta vários formatos de documentos de saída, incluindo HTML. Uma vez elaborados, o analista de processo pode utilizá-los para extrair relatórios complexos de um novo processo com apenas alguns passos o que otimiza seu tempo e facilita dar publicidade a processos, cadeia de valor, macroprocesso, estruturas organizacionais, etc. .
5. Customização de Filtros Metodológicos: A ferramenta permite uma infinidade de símbolos, conexões, diagramas, atributos, objetos, etc. . Os filtros metodológicos customizáveis permitem a definição de metodologias de diagramação personalizadas e adaptadas a realidade da organização. Defini-se uma lista de diagramas, símbolos, objetos, atributos, etc., que são permitidos. As formas de diagramação, por meio da limitação de conexão entre elas, também são limitadas e definidas. Com este recurso é possível evitar erros de diagramação em processos, cadeia de valor, estrutura organizacionais, etc., agilizando assim o trabalho do analista de processos. Este recurso também garante a integridade e padronização das diagramações, objetos, atributos e símbolos na base.
6. Definição de Templates: Assim como ocorre com o filtro metodológico, permite possível a definição de padrões das formas de todos os objetos da base. Assim, é possível definir a cor, tamanho, fonte, disposição espacial de atributos, forma, etc., de cada objeto. O analista de processo diagramará de forma customizada e adaptada a metodologia do escritório de processos. Todos os objetos, uma vez utilizado o template, serão utilizados nos diagramas de forma totalmente padronizada.
7. Publicação dos Diagramas:  Para facilitar a institucionalização dos processos, a ferramenta permite a publicação dos diagramas (processos, macroprocesso, cadeia de valor, estruturas organizacionais, FAD, etc.) em um portal pesquisável, com controles de acesso por usuários ou de forma pública. Os diagramas armazenados podem ser consultados por diferentes usuários da organização através da sua publicação neste portal de processos. O seu diferencial, em relação as demais ferramentas que realizam este tipo de publicação, é manter as regras de segurança, controle de acesso, filtros metodológicos, definição de templates, definição de meta dados dos objetos, etc. em sua publicação.
8. Trabalhos de forma colaborativa:  A ferramenta permite que vários analistas de processo possam trabalhar em uma mesma base de dados mantendo a integridade dos objetos e diagramas trabalhados para evitar conflitos de acesso. Ela ainda permite uma auditoria das alterações feitas de um processo ao longo do tempo para saber exatamente quem fez o que em cada diagrama. Outra funcionalidade permite o versionamento dos diagramas para comparações futuras entre as diversas versões do diagrama. O analista de processo pode analisar a evolução do processo por meio da análise de suas várias versões mantidas na mesma base.
9. Simulação de Processos: A simulação do processo permite que o analista verifique o comportamento do processo em determinado cenário. Esta verificação permite que ele simule novas configurações para o processo e auxilie na tomada de decisão em qual trará maior benefício para a organização. A simulação ajuda, assim, na melhoria dos processos. Como resultado, são gerados relatórios que demonstram, de forma simulada, o desempenho do processo, quais pontos de gargalo, quais as necessidades de recursos, entre outras informações nas configurações escolhidas para o processo. As diferentes simulações são comparadas com o objetivo de avaliar o ganho obtido com cada configuração.
10. Compatibilidade com o legado: Uma de suas funcionalidades mais importantes é a compatibilidade com repositórios legados de versões antigas dos diagramas da organização. Esta compatibilidade possibilita centralizar em uma única ferramenta e base todas as informações de processos, macroprocessos, cadeia de valor, estrutura organizacional, etc.,  da organização. Possibilita assim, aplicar seus relatórios, padrões, regras, publicações e demais funcionalidades listadas aqui nestas informações legadas. Se existir legados incompatíveis analisar os mais amplos, quantidade de informações e relevância das informações para a organização.

As ferramentas estudadas foram:

1. ARIS – Software AG’s ARIS Business Process Analysis Platform http://www.softwareag.com/corporate/products/aris/bpa/overview/default.asp
2. Oracle BPA – Business Process Analysis Suite (descontinuado)  http://docs.oracle.com/cd/E14571_01/integration.1111/e10223/506_bpa.htm
3. Oracle BPM – Business Process Management Suite http://docs.oracle.com/cd/E14571_01/integration.1111/e10223/505_bpm.htm
4. Bizagi – is the leading Business Process Management (BPMS) solution https://www.bizagi.com/
5. SE Process – Soft Expert é um poderoso modelador de processos http://www.softexpert.com.br/se-suite.php
6. Power Designer – Sybase Business Intelligence Solutions http://www.sybase.com/products/modelingdevelopment/powerdesigner e http://infocenter.sybase.com/help/index.jsp?topic=/com.sybase.infocenter.dc38088.1653/doc/html/rad1232026070106.html e http://wiki.scn.sap.com/wiki/display/SM/FAQ+Business+Process+Analytics
7. Logizian – Logizian Simulacian is a complete business process analysis tool which lets you perform business process modeling, business process analysis and re-engineering http://www.visual-paradigm.com/product/lz/editions/simulacian.jsp
8. iGrafix – Corel  http://www.igrafx.com/products/process-modeling-analysis/flowcharter
9. WebSphere Business Modeler Advanced da IBM http://www-03.ibm.com/software/products/pt/modeler-advanced/
10. Oryx (somente modelador) http://bpt.hpi.uni-potsdam.de/Oryx
11. Microsoft Visio (diagramador apenas) http://blogs.office.com/2012/11/19/introducing-bpmn-2-0-in-visio/
12. Intalio – bpms – http://www.intalio.com/products/create/product-tour/
13. TIBCO – http://www.tibco.com/blog/tag/bpmn/ E https://docs.tibco.com/pub/businessevents_process_orchestration/1.0.0-Aug-2012/doc/html/tib_be_process_orchestration_dev_guide/wwhelp/wwhimpl/common/html/wwhelp.htm#context=tib_be_process_orchestration_dev_guide&file=POOverview.4.6.htm
14. OpenText –  OpenText Assure for Business & IT http://bps.opentext.com/solutions/solution/opentext-assure-for-it-and-business

As que obtiveram uma maior aderência às dez funcionalidades listadas foram o Oracle BPA e o ARIS da Software AG. As funcionalidades do Oracle BPA são as mesmas do ARIS da Software AG na sua versão 7.1.x e o Oracle BPA tem como vantagem adicional as integrações com outras ferramentas da Oracle como a plataforma BPM Suíte. Esta integração permite uma disponibilização, na plataforma Oracle BPM, das diagramações dos Analistas de Processo para diminuir o trabalho de rediagramação por parte dos responsáveis por sua automação. Uma vez configurado, os analistas de processos podem fazer uso dos serviços da plataforma SOA e referenciá-los em seus desenhos de processo. Como o Oracle BPA foi descontinuado, a ferramenta com maior aderência passou a ser o ARIS da Software AG.

Tags: ARIS, BPA, BPM, BPMS, Business Process Analysis Suite, diagramação de processos, Ferramenta de processo, Oracle BPA, processos

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